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Que faire de mes courriels privés quand je quitte mon poste ?

Introduction

Par sa messagerie électronique professionnelle, un collaborateur reçoit également des courriels privés.

Déclencheur

Il quitte son emploi après un certain temps.

Péripétie

Il se rend compte que sa messagerie contient beaucoup de courriels privés.

Résolution

Il doit impérativement transférer ces courriels vers une adresse privée et les supprimer de son compte professionnel.

Conclusion

Le collaborateur est ainsi assuré que son employeur n’aura pas accès à sa correspondance.

timbre signification

Recommandations

L’employé partant doit transférer ses courriels privés vers une adresse privée et les supprimer de son compte professionnel. À défaut ils seront soit triés par l’employeur soit détruits. L’employeur doit désactiver le compte de la messagerie dès que l’employé a quitté l’entreprise.

Principes de base

Art. 13 al.1 Cst.

Respect de la sphère privée, y compris de la correspondance.

Ressources

Scénarios liés à la recherche
Publication sur Internet
Quelqu'un a publié ma photographie sur un réseau social. Puis-je exiger qu'elle soit enlevée ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Comment dois-je installer la vidéosurveillance ?
Environnement scolaire
Que peut stocker un enseignant comme type de document sur le serveur local de l’établissement scolaire ou sur la plate-forme pédagogique collaborative ?
Publication sur Internet
A quelles conditions peut-on utiliser l’historique professionnel d’un collaborateur ?
Application RGPD
L’historique d’un jeu en ligne fait-il partie des données personnelles auxquelles le droit d’accès s’applique ?
Accès aux données
Jusqu'où le service à la clientèle peut-il aller, que puis-je collecter à son sujet ?
Gestion RH
Peut-on conserver les CV des candidats refusés ?
Accès aux données
Comment puis-je protéger les données des clients ?
Surveillance (sens large)
Un hôtelier peut-il légalement détenir les petits secrets de ses fidèles clients ?
Gestion RH
Puis-je introduire des contrôles d’alcoolémie dans mon administration ?
Surveillance (sens large)
Comment gérer la présence de mon organisation sur les réseaux sociaux ?
Accès aux données
Que peut exiger le Responsable de traitement pour identifier la personne qui fait valoir son droit d’accès ?
Transparence
Les résultats de contrôle d'installation sont-ils accessibles au public ?
Gestion RH
Comment traiter des informations médicales ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Puis-je installer sans autre un système de vidéosurveillance sur mon terrain ?
Publication sur Internet
Quelles données peut-on collecter pour permettre le téléchargement d’une documentation ?
Transparence
Puis-je avoir accès à un rapport d’audit ?
Courriels professionnels
Que faire de mes courriels privés quand je quitte mon poste ?
Publication sur Internet
Est-il légal de photographier son agresseur et de publier la photo sur un réseau social ?
Accès aux données
Comment puis-je protéger les données contre le piratage ?
Accès aux données
Comment dois-je protéger les données bancaires que je collecte ?
Accès aux données
Ai-je le droit de regarder les images de vidéosurveillance ?
Gestion RH
L'employeur peut-il empêcher deux employés d'être en couple ?
Accès aux données
Comment ne plus recevoir de courrier d’une entreprise ?
Publication sur Internet
Les principes de protection des données s’appliquent-ils au numéro d’immatriculation des véhicules ?
Publication sur Internet
A quelles conditions une entreprise peut-elle collecter puis vendre des données personnelles et des profils de la personnalité ?
Biométrie
Comment mettre en œuvre le système biométrique ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Est-ce que mon employeur a le droit de me surveiller en me filmant ?
Surveillance (sens large)
Quel type d'outil technologique choisir pour une opération de comptage et sur quels critères ?
Objets connectés
A quoi être attentif lors de l’achat d’un téléviseur connecté ?
Application RGPD
Dans quelles circonstances mon entreprise familiale suisse doit-elle respecter le Règlement général de l’Union européenne ?
Application RGPD
Est-ce qu’une entreprise suisse qui fait également de la vente en ligne est obligatoirement tenue d’appliquer le RGPD ?
Accès aux données
Dois-je tolérer qu’un fonctionnaire me contacte à des fins privées ?
Environnement scolaire
Peut-on envoyer un certificat médical justifiant de son absence à un examen par simple courriel depuis sa messagerie privée ?
Publication sur Internet
Quelles précautions prendre avant de publier des photos d’enfants sur un site Internet ?
Environnement scolaire
Où doit-on stocker et comment communiquer les résultats d’examens ?
Accès aux données
Comment respecter à la fois l’obligation de recenser les clients et la confidentialité des données ?
Environnement scolaire
Peut-on utiliser des outils informatiques gratuits mais non sécurisés pour la gestion de données scolaires ?
Surveillance (sens large)
Peut-on utiliser des données comportementales pour accorder un rabais d’assurance ?
Publication sur Internet
Que peut-on faire avec les photos des collaborateurs ?
Objets connectés
Quelles précautions dois-je prendre avant de télécharger une application sur mon téléphone ?
Transparence
Les cahiers des charges sont-ils des documents accessibles au public ?
Environnement scolaire
Un enseignant d'une école privée a-t-il le droit d'accepter comme ami un de ses élèves sur son compte privé d’un réseau social ?
Accès aux données
Quand dois-je communiquer les coordonnées de mon sous-traitant à des tiers ?
Accès aux données
Puis-je transmettre des données dans une autre succursale de mon entreprise à l’étranger ?
Accès aux données
Suis-je tenu de communiquer à une administration un document relatif à mon ex-conjoint-e ?
Biométrie
L’enregistrement de l’empreinte vocale aux fins d’authentification par un fournisseur de prestation est-il légal ?
Accès aux données
Peut-on licitement communiquer un code d’accès par téléphone ?
Publication sur Internet
Puis-je prendre des photos d'ambiance où figurent des personnes et les publier si elles ne sont pas l'objet principal ?
Gestion RH
Quelles informations dois-je garder dans le dossier personnel d’un collaborateur ?
Accès aux données
Mon employeur peut-il utiliser mon numéro de téléphone privé ?
Accès aux données
Puis-je accéder à mes données de vidéosurveillance ?
Surveillance (sens large)
L’enregistrement du temps de travail par un système biométrique est-il légal ?
Surveillance (sens large)
Quelles informations une gérance d'immeubles peut-elle transmettre à une autre gérance concernant un de ses locataires ?
Transparence
A quelle autorité de protection des données une association doit-elle s’adresser ?
Géolocalisation
Comment dois-je installer un GPS dans les véhicules ?
Surveillance (sens large)
Peut-on communiquer électroniquement en temps réel (chater) de manière confidentielle, dans un environnement professionnel ?
Surveillance (sens large)
Puis-je enregistrer un entretien avec mon conseiller de l’assurance-chômage pour servir de preuve ?
Surveillance (sens large)
Puis-je faire l’objet d’une surveillance par une assurance sociale à mon insu ?
Biométrie
Le contrôle biométrique d’accès aux locaux respecte-t-il la personnalité des employés ?
Surveillance (sens large)
Un bailleur doit-il savoir nommément quels locataires utilisent les machines à laver mises à leur disposition ?
Publication sur Internet
Mon employeur a-t-il le droit de mettre ma photo en ligne ?
Application RGPD
Le site Internet de mon association doit-il respecter les droits et obligations découlant du Règlement général de l’union européenne en matière de protection des données personnelles ?
Environnement scolaire
Des notes sur un travail de dissertation sont-elles des données personnelles ?
Transparence
Un rapport, intitulé « Analyse de la fonction RH – Rapport final à l’attention du Conseil Administratif » est-il exclu du droit d’accès aux documents officiels ?
Surveillance (sens large)
Puis-je être contraint-e de communiquer mon mot de passe Facebook  ?
Publication sur Internet
Puis-je dénoncer sans autre un comportement sur un réseau social ?
Environnement scolaire
Est-il licite d’utiliser WhatsApp dans le cadre scolaire ?
Courriels professionnels
Comment gérer les courriels indésirables de l’entreprise en toute conformité ?
Courriels professionnels
Puis-je accéder à la boîte électronique d’un collaborateur ?
Surveillance (sens large)
Est-ce que mon employeur a le droit de m’enregistrer durant mon travail dans un centre d’appel ?
Gestion RH
Puis-je contacter un précédent employeur dont le nom figure dans un CV ?
Surveillance (sens large)
Comment puis-je contrôler le rendement de mes collaborateurs sans violer leurs droits ?
Gestion RH
Peut-on me tracer dans mon véhicule professionnel ?
Surveillance (sens large)
Peut-on enregistrer une séance de travail/d'assemblée générale ?
Gestion RH
A-t-on le droit de réinitialiser mon mot de passe sans mon accord ?
Accès aux données
Les usagers d’une bibliothèque peuvent-ils/doivent-ils avoir accès à leur propre historique de prêts sur le portail ?
Géolocalisation
Qui a le droit de savoir où je suis ?
Accès aux données
Puis-je obtenir l’identité d’un détenteur de véhicule ?
Accès aux données
Comment dois-je protéger les données privées que je collecte ?
Accès aux données
Comment obtenir la suppression de données personnelles sur un réseau social ?
Accès aux données
Quelles sont les conditions qui président à la consultation du dossier d’assurance d’un enfant dont les parents sont divorcés ?
Accès aux données
Puis-je obtenir le numéro de téléphone privé d’un collaborateur ?
Accès aux données
Peut-on, et si oui comment, obtenir des informations sur une personne en toute légalité ?
Gestion RH
Combien de temps peut-on/doit-on conserver les évaluations du personnel ?
Transparence
Les décomptes de consommation d’eau établis par une Commune sont-ils accessibles au public ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Quelles sont les limites périphériques à respecter pour le système de vidéosurveillance d’un établissement public ?
Environnement scolaire
Puis-je accéder au corrigé de mon examen ?
Transparence
Est-ce que la transparence concerne les systèmes d’information ?
Environnement scolaire
Un établissement scolaire peut-il communiquer une liste d'élèves établie selon leur confession religieuse ?
Surveillance (sens large)
Est-ce que j’ai le droit de contrôler les connexions de mes employés en cas de soupçon d’abus ?
Gestion RH
Que faire des tests psychologiques ?
Surveillance (sens large)
Mon employeur peut-il mener une campagne de vérification de la complexité des mots de passe à mon insu ?
Accès aux données
Quelles précautions prendre pour garantir la sécurité des données ?
Accès aux données
Un site de vente en ligne peut-il conserver les coordonnées bancaires de ses clients ?
Gestion RH
Que se passe-t-il quand je quitte mon poste ?
Accès aux données
Comment sont traitées mes données personnelles dans le cadre d’un abonnement aux transports publics ?
Accès aux données
Puis-je utiliser une information personnelle reçue dans un contexte professionnel à des fins privées ?
Gestion RH
Que peut collecter l’entreprise lorsqu’elle met en place un accès par badge ?
Dossier personnel
Que puis-je transmettre comme information en tant qu’ancien employeur ?
Accès aux données
A quelles conditions peut-on procéder à la fouille d’un sac ?
Transparence
L’agenda d’un chef de l’Exécutif est-il un document accessible au public ?
Accès aux données
Dans quelles limites peut-on utiliser les données des clients au sein d'une entreprise ?
Environnement scolaire
À quoi sont destinées les plates-formes collaboratives pédagogiques et peut-on y mettre des données personnelles ?
Gestion RH
Comme employeur puis-je utiliser un outil d’analyse émotionnelle des messages de mes collaboratrices et collaborateurs ?
Surveillance (sens large)
Une application de traçage peut-elle licitement collecter la date de naissance complète de ses utilisateurs ?
Gestion RH
Comme Employeur puis-je exiger systématiquement un extrait de casier judiciaire et de poursuite lors du recrutement ?
Publication sur Internet
Puis-je obtenir la suppression d’un moteur de recherche de liens me concernant ?
Gestion RH
Comme Employeur à quelles conditions puis-je externaliser les données RH de mon entreprise ?
Accès aux données
La prise de température du personnel à l’entrée de l’organisation en période de pandémie est-elle légale ?
Accès aux données
A-t-on le droit de conserver ma carte d’identité comme garantie ?
Environnement scolaire
Peut-on limiter l’accès à certains sites Internet dans une Haute école par une solution technique ?
Surveillance (sens large)
Quels sont les droits de mon employeur sur le téléphone qu’il me remet dans le cadre de mon travail ?
Surveillance (sens large)
La collecte de données personnelles par les autorités lors d’un défilé peut-elle être justifiée ?
Courriels professionnels
Mon employeur peut-il accéder à ma boîte de messagerie pour introduire un message d’absence ?
Publication sur Internet
Quelles images peuvent être diffusées par une webcam d’un office du tourisme ?
Courriels professionnels
Mon employeur peut-il accéder à ma messagerie électronique pendant mon absence ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Ai-je le droit de surveiller mes employés via les caméras de surveillance ?
Accès aux données
Quelles informations peuvent être conservées par un institut de crédit en cas de refus de prêt ?
Courriels professionnels
Mon chef de service peut-il accéder à ma boîte électronique ?
Accès aux données
Les données personnelles des clients peuvent-elles être transmises d’une société à une autre à l’insu des clients ?
Environnement scolaire
Peut-on transmettre aux parents les informations relatives aux élèves par message électronique ?
Transparence
Les contrats conclus par une institution publique sont-ils des documents accessibles au public ?
Biométrie
Comment installer un système de contrôle par biométrie ?
Accès aux données
Quelles informations l’employeur doit-il donner lors d’un recrutement en ligne ?
Accès aux données
Comment concilier les outils de gestion de campagne avec la protection de la sphère privée ?
Gestion RH
Comme Employeur vaut-il mieux mettre un téléphone à disposition des salariés ou demander qu’ils utilisent le leur ?
Transparence
La rémunération obtenue par un tiers dans le cadre d’un mandat confié par l’administration fédérale est-elle accessible au public ?
Accès aux données
Puis-je utiliser les données de mes clients/usagers à des fins d’enquêtes ?
Gestion RH
Comment dois-je traiter les informations reçues en ma qualité de fonctionnaire/d’employé vis-à-vis des tiers ?
Courriels professionnels
Est-ce que je peux envoyer des messages privés depuis mon adresse professionnelle ?
Surveillance (sens large)
Puis-je corréler le pointage des heures de travail avec la connexion à l’ordinateur ?
Application RGPD
Quelles précautions prendre comme DSI à l’achat de nouveaux produits ?
Publication sur Internet
Qui est responsable de l’exactitude et de la mise à jour des fichiers ?
Accès aux données
Puis-je utiliser des données personnelles collectées lors de l’exécution d’une tâche dans mon intérêt personnel ?
Gestion RH
Puis-je accéder sans restrictions à mon dossier personnel ?
Gestion RH
Peut-on collecter les coordonnées personnelles des collaborateurs et collaboratrices pour un annuaire intranet ?
Gestion RH
Puis-je interdire l'accès aux réseaux sociaux durant le travail ?
Environnement scolaire
Ai-je le droit de publier les données personnelles de mes étudiants ?
Environnement scolaire
Comment gérer les données d’élèves lorsqu’un enseignant quitte son poste ?
Transparence
Un barème de sanctions pénales élaboré par le Ministère public est-il un document accessible au public ?
Surveillance (sens large)
Un magasin peut-il légitimement collecter les coordonnées de ses clients lors de l’achat de biens ?
Dossier personnel
Ai-je le droit de récupérer mon dossier auprès d’un fournisseur de prestations ?
Gestion RH
A quelles conditions une direction des ressources humaines peut-elle consulter les réseaux sociaux lors d’un recrutement ?
Accès aux données
Comment protéger les bases de données ?
Surveillance (sens large)
Est-il judicieux de bloquer certains sites Internet ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Les habitants d'un immeuble doivent-ils craindre d'être filmés par un système de vidéosurveillance privé ?
Accès aux données
Les applications « santé » des assureurs-maladie sont-elles légales ?
Transparence
Puis-je obtenir la liste des professionnels autorisés à exercer une profession ?
Géolocalisation
Puis-je installer des GPS dans mes véhicules ?
Courriels professionnels
Dois-je donner accès à la boîte électronique d’un collaborateur ?
Transparence
Puis-je obtenir l’audit d’un ministère ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Puis-je filmer mes employés ?
Biométrie
Puis-je collecter les empreintes biométriques de mes collaborateurs ?
Gestion RH
Mon employeur peut-il exiger que je me vaccine contre la grippe ou que je porte un masque ?
Accès aux données
Puis-je vendre à des tiers les données personnelles qui me sont confiées si j’ai prévu la transmission à des partenaires dans mes conditions générales ?
Courriels professionnels
Mon employeur peut-il accéder à ma messagerie électronique ?
Surveillance (sens large)
L’analyse vocale du personnel de vente par le biais d’un logiciel est-elle légale ?
Biométrie
A-t-on le droit d’exiger la collecte de mes données biométriques ?
Accès aux données
Peut-on utiliser un serveur à l’étranger pour archiver ses données ?
Application RGPD
Une caisse de pension doit-elle respecter le RGPD ?
Environnement scolaire
Un enseignant peut-il filmer sa classe durant un cours ?