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Que faire de mes courriels privés quand je quitte mon poste ?

Introduction

Par sa messagerie électronique professionnelle, un collaborateur reçoit également des courriels privés.

Déclencheur

Il quitte son emploi après un certain temps.

Péripétie

Il se rend compte que sa messagerie contient beaucoup de courriels privés.

Résolution

Il doit impérativement transférer ces courriels vers une adresse privée et les supprimer de son compte professionnel.

Conclusion

Le collaborateur est ainsi assuré que son employeur n’aura pas accès à sa correspondance.

timbre signification

Recommandations

L’employé partant doit transférer ses courriels privés vers une adresse privée et les supprimer de son compte professionnel. À défaut ils seront soit triés par l’employeur soit détruits. L’employeur doit désactiver le compte de la messagerie dès que l’employé a quitté l’entreprise.

Principes de base

Art. 13 al.1 Cst.

Respect de la sphère privée, y compris de la correspondance.

Ressources

Scénarios liés à la recherche
Application RGPD
Est-ce qu’une entreprise suisse qui fait également de la vente en ligne est obligatoirement tenue d’appliquer le RGPD ?
Gestion RH
Peut-on collecter les coordonnées personnelles des collaborateurs et collaboratrices pour un annuaire intranet ?
Publication sur Internet
A quelles conditions une entreprise peut-elle collecter puis vendre des données personnelles et des profils de la personnalité ?
Accès aux données
Dans quelles limites peut-on utiliser les données des clients au sein d'une entreprise ?
Transparence
A quelle autorité de protection des données une association doit-elle s’adresser ?
Surveillance (sens large)
Puis-je enregistrer un entretien avec mon conseiller de l’assurance-chômage pour servir de preuve ?
Environnement scolaire
Comment gérer les données d’élèves lorsqu’un enseignant quitte son poste ?
Accès aux données
Quelles informations peuvent être conservées par un institut de crédit en cas de refus de prêt ?
Accès aux données
Comment obtenir la suppression de données personnelles sur un réseau social ?
Courriels professionnels
Que faire de mes courriels privés quand je quitte mon poste ?
Application RGPD
Une caisse de pension doit-elle respecter le RGPD ?
Dossier personnel
Ai-je le droit de récupérer mon dossier auprès d’un fournisseur de prestations ?
Environnement scolaire
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Transparence
Les résultats de contrôle d'installation sont-ils accessibles au public ?
Accès aux données
Suis-je tenu de communiquer à une administration un document relatif à mon ex-conjoint-e ?
Courriels professionnels
Dois-je donner accès à la boîte électronique d’un collaborateur ?
Courriels professionnels
Est-ce que je peux envoyer des messages privés depuis mon adresse professionnelle ?
Accès aux données
A quelles conditions peut-on procéder à la fouille d’un sac ?
Biométrie
L’enregistrement de l’empreinte vocale aux fins d’authentification par un fournisseur de prestation est-il légal ?
Surveillance (sens large)
La collecte de données personnelles par les autorités lors d’un défilé peut-elle être justifiée ?
Accès aux données
Quelles sont les conditions qui président à la consultation du dossier d’assurance d’un enfant dont les parents sont divorcés ?
Gestion RH
Peut-on conserver les CV des candidats refusés ?
Biométrie
Comment installer un système de contrôle par biométrie ?
Accès aux données
Puis-je transmettre des données dans une autre succursale de mon entreprise à l’étranger ?
Surveillance (sens large)
L’analyse vocale du personnel de vente par le biais d’un logiciel est-elle légale ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Les habitants d'un immeuble doivent-ils craindre d'être filmés par un système de vidéosurveillance privé ?
Accès aux données
Puis-je vendre à des tiers les données personnelles qui me sont confiées si j’ai prévu la transmission à des partenaires dans mes conditions générales ?
Biométrie
Le contrôle biométrique d’accès aux locaux respecte-t-il la personnalité des employés ?
Environnement scolaire
Peut-on envoyer un certificat médical justifiant de son absence à un examen par simple courriel depuis sa messagerie privée ?
Transparence
Les cahiers des charges sont-ils des documents accessibles au public ?
Accès aux données
Quand dois-je communiquer les coordonnées de mon sous-traitant à des tiers ?
Accès aux données
Comment protéger les bases de données ?
Surveillance (sens large)
Un magasin peut-il légitimement collecter les coordonnées de ses clients lors de l’achat de biens ?
Géolocalisation
Qui a le droit de savoir où je suis ?
Transparence
Les décomptes de consommation d’eau établis par une Commune sont-ils accessibles au public ?
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Puis-je collecter les empreintes biométriques de mes collaborateurs ?
Accès aux données
Dois-je tolérer qu’un fonctionnaire me contacte à des fins privées ?
Publication sur Internet
Quelles données peut-on collecter pour permettre le téléchargement d’une documentation ?
Environnement scolaire
Un enseignant d'une école privée a-t-il le droit d'accepter comme ami un de ses élèves sur son compte privé d’un réseau social ?
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Est-il légal de photographier son agresseur et de publier la photo sur un réseau social ?
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Peut-on utiliser un serveur à l’étranger pour archiver ses données ?
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Comment dois-je traiter les informations reçues en ma qualité de fonctionnaire/d’employé vis-à-vis des tiers ?
Courriels professionnels
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Un rapport, intitulé « Analyse de la fonction RH – Rapport final à l’attention du Conseil Administratif » est-il exclu du droit d’accès aux documents officiels ?
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Comment sont traitées mes données personnelles dans le cadre d’un abonnement aux transports publics ?
Application RGPD
Dans quelles circonstances mon entreprise familiale suisse doit-elle respecter le Règlement général de l’Union européenne ?
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Des notes sur un travail de dissertation sont-elles des données personnelles ?
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Les usagers d’une bibliothèque peuvent-ils/doivent-ils avoir accès à leur propre historique de prêts sur le portail ?
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Quels sont les droits de mon employeur sur le téléphone qu’il me remet dans le cadre de mon travail ?
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Peut-on utiliser des données comportementales pour accorder un rabais d’assurance ?
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Quelles précautions prendre comme DSI à l’achat de nouveaux produits ?
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A quelles conditions peut-on utiliser l’historique professionnel d’un collaborateur ?
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Comment concilier les outils de gestion de campagne avec la protection de la sphère privée ?
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A-t-on le droit d’exiger la collecte de mes données biométriques ?
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Mon employeur a-t-il le droit de mettre ma photo en ligne ?
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Où doit-on stocker et comment communiquer les résultats d’examens ?
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Que faire des tests psychologiques ?
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Les principes de protection des données s’appliquent-ils au numéro d’immatriculation des véhicules ?
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Quelles informations une gérance d'immeubles peut-elle transmettre à une autre gérance concernant un de ses locataires ?
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L’enregistrement du temps de travail par un système biométrique est-il légal ?
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Application RGPD
Le site Internet de mon association doit-il respecter les droits et obligations découlant du Règlement général de l’union européenne en matière de protection des données personnelles ?
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Comme Employeur vaut-il mieux mettre un téléphone à disposition des salariés ou demander qu’ils utilisent le leur ?
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Quelles informations dois-je garder dans le dossier personnel d’un collaborateur ?
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Jusqu'où le service à la clientèle peut-il aller, que puis-je collecter à son sujet ?
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Environnement scolaire
Est-il licite d’utiliser WhatsApp dans le cadre scolaire ?
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Comment gérer les courriels indésirables de l’entreprise en toute conformité ?
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Les contrats conclus par une institution publique sont-ils des documents accessibles au public ?
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La prise de température du personnel à l’entrée de l’organisation en période de pandémie est-elle légale ?
Transparence
Un barème de sanctions pénales élaboré par le Ministère public est-il un document accessible au public ?
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Comment dois-je protéger les données bancaires que je collecte ?
Transparence
Puis-je avoir accès à un rapport d’audit ?
Application RGPD
L’historique d’un jeu en ligne fait-il partie des données personnelles auxquelles le droit d’accès s’applique ?
Accès aux données
Ai-je le droit de regarder les images de vidéosurveillance ?
Gestion RH
Comme Employeur puis-je exiger systématiquement un extrait de casier judiciaire et de poursuite lors du recrutement ?
Accès aux données
Puis-je obtenir le numéro de téléphone privé d’un collaborateur ?
Gestion RH
Peut-on me tracer dans mon véhicule professionnel ?
Gestion RH
Comme Employeur à quelles conditions puis-je externaliser les données RH de mon entreprise ?
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Mon employeur peut-il utiliser mon numéro de téléphone privé ?
Utilisation de la vidéosurveillance
Quelles sont les limites périphériques à respecter pour le système de vidéosurveillance d’un établissement public ?
Accès aux données
Puis-je utiliser des données personnelles collectées lors de l’exécution d’une tâche dans mon intérêt personnel ?
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Mon employeur peut-il accéder à ma messagerie électronique pendant mon absence ?
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Les données personnelles des clients peuvent-elles être transmises d’une société à une autre à l’insu des clients ?
Gestion RH
A quelles conditions une direction des ressources humaines peut-elle consulter les réseaux sociaux lors d’un recrutement ?
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Puis-je utiliser une information personnelle reçue dans un contexte professionnel à des fins privées ?
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Peut-on licitement communiquer un code d’accès par téléphone ?
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Que puis-je transmettre comme information en tant qu’ancien employeur ?
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À quoi sont destinées les plates-formes collaboratives pédagogiques et peut-on y mettre des données personnelles ?
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Mon employeur peut-il exiger que je me vaccine contre la grippe ou que je porte un masque ?
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Puis-je faire l’objet d’une surveillance par une assurance sociale à mon insu ?
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L’agenda d’un chef de l’Exécutif est-il un document accessible au public ?
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Peut-on limiter l’accès à certains sites Internet dans une Haute école par une solution technique ?
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Peut-on utiliser des outils informatiques gratuits mais non sécurisés pour la gestion de données scolaires ?
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Que se passe-t-il quand je quitte mon poste ?
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Combien de temps peut-on/doit-on conserver les évaluations du personnel ?
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Est-ce que mon employeur a le droit de me surveiller en me filmant ?
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Comment traiter des informations médicales ?
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Comment puis-je protéger les données contre le piratage ?
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Quelles précautions prendre avant de publier des photos d’enfants sur un site Internet ?
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Puis-je obtenir l’identité d’un détenteur de véhicule ?
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Puis-je accéder sans restrictions à mon dossier personnel ?
Publication sur Internet
Que peut-on faire avec les photos des collaborateurs ?
Transparence
Puis-je obtenir l’audit d’un ministère ?
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Puis-je dénoncer sans autre un comportement sur un réseau social ?
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Puis-je accéder à la boîte électronique d’un collaborateur ?
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Puis-je corréler le pointage des heures de travail avec la connexion à l’ordinateur ?
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Comment puis-je contrôler le rendement de mes collaborateurs sans violer leurs droits ?
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Mon employeur peut-il mener une campagne de vérification de la complexité des mots de passe à mon insu ?
Gestion RH
A-t-on le droit de réinitialiser mon mot de passe sans mon accord ?
Surveillance (sens large)
Est-ce que j’ai le droit de contrôler les connexions de mes employés en cas de soupçon d’abus ?
Objets connectés
Quelles précautions dois-je prendre avant de télécharger une application sur mon téléphone ?
Publication sur Internet
Quelles images peuvent être diffusées par une webcam d’un office du tourisme ?
Publication sur Internet
Qui est responsable de l’exactitude et de la mise à jour des fichiers ?
Surveillance (sens large)
Peut-on enregistrer une séance de travail/d'assemblée générale ?
Objets connectés
A quoi être attentif lors de l’achat d’un téléviseur connecté ?
Gestion RH
Que peut collecter l’entreprise lorsqu’elle met en place un accès par badge ?
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Que peut exiger le Responsable de traitement pour identifier la personne qui fait valoir son droit d’accès ?
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Puis-je utiliser les données de mes clients/usagers à des fins d’enquêtes ?
Accès aux données
A-t-on le droit de conserver ma carte d’identité comme garantie ?