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Comment gérer la présence de mon organisation sur les réseaux sociaux ?

Introduction

Convaincue que les réseaux sociaux sont désormais incontournables pour sa communication, une société/une institution publique crée un compte sur tous les réseaux sociaux existants.

Déclencheur

Elle est en possession des photos de ses employés, qu'elle a mis sur son intranet avec leur accord. Elle juge sympathique de les publier également sur ses comptes sociaux.

Péripétie

Un employé découvre l’existence de son entreprise sur les les réseaux sociaux avec sa photo ! Il est stupéfait que l’on dévoile sa vie professionnelle ainsi. Ce n'est pas la première source d'insatisfaction qui lui vient de son employeur : il décide de lui dire sa façon de penser au travers de ces mêmes réseaux sociaux et publie des commentaires acerbes sur son compte.

Résolution

De fil en aiguille, la direction des ressources humaines est saisie de l'affaire. Lors d'une rencontre entre la personne concernée, et les responsables des ressources humaines et de la communication, il est convenu que la publication de l’identité et des photos du personnel était pour le moins maladroite, de même que l'utilisation des réseaux sociaux pour communiquer son désaccord.

Conclusion

La société/l'institution publique constate avoir omis de mettre sur pied une stratégie en matière de communication, comprenant notamment des directives à usage interne, et la consultation du personnel pour ce qui le concerne. L’identité et les photos de l’ensemble du personnel sont supprimés, de même que les commentaires.

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Recommandations

La société/l’institution qui est présente sur un réseau social doit préalablement élaborer une stratégie de communication, obtenir l’accord des employés pour la publication de leur identité et édicter des directives claires à l'usage de ses collaborateurs et collaboratrices sur l’utilisation du réseau social.

Principes de base

 

LPD 4, 7, 13, 18a; LIPAD 38

 

Principe de licéité (légalité), transparence et finalité de la collecte, proportionnalité

Ressources

Article de Carole Aubert, « réseaux sociaux : enjeux et risques pour les entreprises », paru in Plädoyer 1/12

Conseil de l'avocat Pascal Rytz « ôter ma photo de Facebook », paru sur le site Internet:  www.solutionsavocats.ch

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