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Quelles informations dois-je garder dans le dossier personnel d’un collaborateur ?

Introduction

Lors de ses entretiens d’évaluation annuels, un collaborateur se plaint systématiquement d’un collègue au moyen d’une feuille annexe.

Déclencheur

La direction des ressources humaines (DRH) met le document d’évaluation au dossier du collaborateur en supprimant à chaque fois l’annexe.

Péripétie

Le collaborateur demande son transfert dans un autre service. Lors de l’entretien qui a lieu à ce sujet, la DRH n’a pas trace des récriminations du collaborateur qui justifient sa demande de transfert.

Résolution

Si le collaborateur a des copies de ses commentaires, la DRH peut en tenir compte. Sinon, elle ne pourra pas donner foi aux propos du collaborateur.

Conclusion

La DRH doit garder toutes les informations pertinentes dans le dossier du collaborateur. Les commentaires du collaborateur à une évaluation en font partie.

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Recommandations

Le collaborateur a le droit d’avoir accès à son dossier, qui doit être complet. Il faut définir les accès aux dossiers du personnel et les tenir à jour.

Principes de base

LIPAD 37 al. 1 et 2 ; LPD 4, 5, 7, 8, 14, 15, 18a et 25 ; OLPD 8ss

Principes de la bonne foi, de la transparence, de l’exactitude et de la sécurité des données ; droit d’accès et de rectification.

Ressources

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